Membangun Sistem Untuk Manajemen Dokumen / Arsip

Sudah sekian lama saya tidak posting di blog ini di karenakan kesibukan, sehingga tidak banyak waktu luang untuk mengelola blog ini.

Pada posting kali ini saya akan menyampikan sebuah sistem informasi yang bisa kita gunakan untuk membangun Document Management System di instansi kita.
Sistem ini kita bangun menggunakan OpenDocMan. Yang bisa kita dapatkan di http://www.opendocman.com/, sebuah sistem yang di bangun menggunakan PHP.

Sistem ini bisa kita gunakan untuk mengelola dokumen dan arsip di instansi kita, fitur – fitur di dalamnya sangat memungkinkan untuk mengelola dokumen secara terpusat dan tebagi hak akses dari masing – masing user dengan baik.

OpenDocMan juga menyediakan fitur – fitur yang sangat menarik, sebagai ilustrasi seperti di bawah ini :

Operator Surat membuat surat tugas,

Kepala Tata Usaha bisa mengecek dan memperbaiki surat tersebut,

Kepala Sekolah bisa approve surat tugas tersebut, setelah semua alur di penuhi maka surat tugas tersebut bisa diterbitkan.

Semua kegiatan tersebut di kelola di server yang sudah kita siapkan dengan menggunakan OpenDocMan. Sejarah perubahan data tersebut juga tersimpan dengan baik di server. Sehingga penelusuam dokumen bisa di lakukan dengan sangat mudah.

Dengan di kelolanya dokumen menggunakan sebuah sistem informasi manajemen ini maka pengelolaan dokumen dan arsip akan bisa di lakukan dengan sangat efektif dan efisien, sehingga cetak dokumen menggunakan kertas hanya di lakukan jika sudah selesai semua tahapannya.

Masing – masing pengguna di sistem ini juga bisa di tentukan hak aksesnya, jadi dokumen yang ada di server tidak bisa di akses oleh para pengguna yang tidak berhak.

………………………………… bersambung …………………………………………….

Pengembangan Sistem Informasi Penilaian Siswa pada Kurikulum2013

Mohon maaf kepada para pengunjung blog marryanto.wordpress.com yang sudah lama tidak terupdate ini, mulai saat ini penulis akan mulai untuk update kembali blog ini.
Kemarin penulis tidak sempat untuk merespon komentar dalam blog ini karena penulis sedang mempersiapkan sistem pengelolaan nilai capaian kompetensi siswa pada kurikulum 2013.
Sebelumnya sudah pernah penulis siapkan sistem informasi penilaian raport untuk kurikulum KTSP. Dan ternyata banyak sekali perbedaan antara Raport Kurikulum KTSP dengan Lembar Capaian Kompetensi Kurikulum 2013.
Untuk saat ini penulis menyusun Sistem Informasi tersebut dalam bentuk web. Keuntungan sistem berbasis web salah satunya bisa multi user, dimana seluruh pendidik bisa memasukkan nilai dan admin tinggal melihat legger pengumpulan nilainya, jika sudah lengkap maka admin bisa langsung mencetak Lembar Capaian Kompetensi tersebut. Keuntungan yang lainnya adalah Pendidik bisa memberikan nilainya tanpa tergantung dengan admin atau operator nilai di sekolah.
Sebagai gambaran berikut ini beberapa pebagian hak pada sistem yang sedang penulis susun :
1. Admin
– Mendaftarkan Pendidik
– Seting Mata Pelajaran pada Rombel
– Seting Pengajar pada tiap Mata Pelajaran
– Seting Rombel atau Wali kelas
– Seting Kepala Sekolah
– Seting Referensi Capaian Kompetensi Antar Mapel
– Seting Jenis Ekstrakurikuler
– Cetak Legger LCK 2013
– Cetak LCK 2013
– Export Legger LCK 2013
2. Pendidik / Guru
Sesuai dengan rombel dan mapel yang di seting admin
– Menambahkan Referensi Deskripsi
– Menambahkan Nilai LCK 2013
– Menampilkan / Export Nilai LCK 2013
3. Wali kelas
– Menambahkan data absensi siswa
– Menambahkan data ekstrakurikuler
– Menambahkan data deskripsi antar mata pelajaran
– Menampilkan legger nilai siswa.
…..(bersambung)

Permintaan Informasi PIN DAPODIKMEN tidak lagi harus menunggu balasan by Email

Untuk memperlancar proses pelaporan data Pendidikan Menengah ke Data Pokok Pendidikan Menengah (DAPODIKMEN) dari masing – masing sekolah menengah diseluruh Indonesia, maka ada menu baru di DAPODIKMEN yang beralamat di http://203.171.221.242/dapodikmen2013.
Menu tersebut adalah menu untuk bantuan informasi PIN.
PIN sendiri adalah kode unik yang otomatis di berikan ketika sekolah melakukan sinkronisasi data ke DAPODIKMEN menggunakan SI Integrator. Tidak tidak berubah.
Banyak dari Sekolah Menengah yang belum tau tentang informasi PIN ini dan mengannggap PIN harus di minta dengan cara mengirimkan email. Padahal PIN akan muncul di halaman Admin Panel dari SI Integrator ketika sekolah sudah sukses sinrkonisasi dengan aplikasi yang terupdate. Untuk sekolah yang belum pernah menggunakan PAS untuk mengelola data dan belum pernah melakukan sinkronisasi dengan menggunakan SI Integrator maka di pastikan PIN nya belum ada baik di SI Integrator maupun DAPODIKMEN.

Untuk mendapatkan informasi PIN kita bisa menggunakan menu yang ada di DAPODIKMEN :
1. Klik menu Login pada DAPODIKMEN.

Klik pada menu Bantuan lupa PIN.

2. Berikutnya akan tampil form permintaan informasi PIN seperti gambar di bawah ini

Masukkan :
1. Pilih Jenjang (SMA / SMK / SMLB )
2. Masukkan NPSN sekolah
3. Masukkan Email yang sama dengan yang di simpan di menu Admin Panel pada SI Integrator di sekolah.
4. Masukkan No HP yang sama dengan yang di simpan di menu Admin Panel pada SI Integrator di sekolah.
5. Masukkan Kode Verifikasi yang muncul (berwarna merah)
6. Klik tombol Submit.

Jika seluruh isian sudah benar, maka setelah proses itu akan di informasikan PIN sekolah kita pada form tersebut.
Tetapi jika PIN tidak muncul, itu di pastikan karena ada data yang tidak sama antara data yang di masukkan di Form Permintaan Info PIN dengan data yang di simpan di SI Integrator di sekolah.

Semoga Membantu.

Cara menampilkan password proteksi sheet pada Ms. Excel

Banyak di antara kita yang mendapatkan file excel untuk keperluan tertentu dengan proteksi sheet di dalamnya. Dengan di proteksi maka user atau kita yang meng-copy file tersebut tidak bisa melakukan perubahan atau yang edit yang lainnya di file tersebut.
Masalahnya adalah jika kita harus menambahkan atau memperbaiki file tersebut …. ?
Jalan satu – satunya adalah kita hilangkah proteksinya.
Berbekal petunjuk dari learn72. ini maka kita bisa dengan mudah menampilkan Password proteksinya.

Caranya dengan mengaktifkan Macro di Ms. Excel.
1. Buka file excel yang di password untuk proteksi sheet nya.
2. Tekan Alt + F11.
3. Klik Insert – Module
4. Paste kode di bawah ini .

Sub PasswordBreaker()
‘Breaks worksheet password protection.
Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer
Dim l As Integer, m As Integer, n As Integer
Dim i1 As Integer, i2 As Integer, i3 As Integer
Dim i4 As Integer, i5 As Integer, i6 As Integer
On Error Resume Next
For i = 65 To 66: For j = 65 To 66: For k = 65 To 66
For l = 65 To 66: For m = 65 To 66: For i1 = 65 To 66
For i2 = 65 To 66: For i3 = 65 To 66: For i4 = 65 To 66
For i5 = 65 To 66: For i6 = 65 To 66: For n = 32 To 126
ActiveSheet.Unprotect Chr(i) & Chr(j) & Chr(k) & _
Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & Chr(i3) & _
Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
If ActiveSheet.ProtectContents = False Then
MsgBox “One usable password is ” & Chr(i) & Chr(j) & _
Chr(k) & Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & _
Chr(i3) & Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
Exit Sub
End If
Next: Next: Next: Next: Next: Next
Next: Next: Next: Next: Next: Next
End Sub

Jangan melakukan perubahan pada kode di atas.

5. Jalankan dengan cara teken tombol F5
6. Tunggu beberapa saat, password akan di tampilkan dalam PopUp di file excel.
Selamat semoga berhasil dan bermanfaat.

sumber : disini

Membangun website untuk sharing file dan direktori

Pada saat ini sharing file adalah hal yang sangat kita butuhkan. File yang ada di kita secara pribadi atau file – file yang ada di organisasi kita sangat di harapkan untuk bisa di bagi atau di share.
Berbagi file menggunakan media penyimpan misalnya flashdisk memang menjadi sosuli paling dekat saat ini, tetapi salah satu kelemahannya adalah, kita berbagi file sekaligus kita berbagi virus …. 🙂 dan itu jadi masalah tersendiri juga.
Kadang ada juga yang memilih media penyimpanan online untuk di gunakan sebagai media berbagi, misalnya Box, 4shared.
Dengan menggunakan media penyimpanan online maka salah satu masalah berbagi virus bisa kita atasi. Yang menjadi masalah berikutnya adalah harus adanya koneksi internet untuk bisa berbagi file tersebut.
Untuk beberapa kasus di atas bisa kita atasi dengan cara membuat media penyimpan berbasis web dengan server lokal di jaringan kita, sehingga kita bisa mempersiapkan satu komputer yang kita jadikan server media penyimpan berbasis web, kemudian bisa di akses oleh rekan – rekan di dalam jaringan kita.
Salah satu CMS yang bisa kita gunakan untuk membangun media berbagi file dengan basis web adalah Mollify.
Dengan menggunakan Mollify kita bisa membangun server media penyimpan yang bisa kita seting sesuai keinginkan kita misalnya folder tertentu hanya bisa di akses oleh user tertentu. Dengan begitu kita bisa melakukan sharing file dan folder di dalam jaringan lokal kita dengan sangat mudah dan gratis …. 🙂

Beberapa tampilan yang saya ambil dari mollify.org

Current Features

Version 2.1

Languages: English (translations are welcome!)
MySQL or SQLite database
Single sign on and LDAP authentication
Published folders are fully configurable, underlying file system structure is not revealed
Each user and group can have different folders published
User self registration with optional e-mail confirmation and user folder creation
Customized notifications from different user events
File level user access control, editable from client by admin users
File and folder details and actions available directly from context popup menu
File actions available: download, rename, copy, move and delete
Folder actions available: create, copy, move, rename and delete
File editing directly in browser
Extract archives
Drop box (collect files from different locations into drop box, and perform actions to them later)
Search files and folders
Support for downloading files and folders in zipped format
Support for editable file and folder descriptions
Support for file preview and view (flv, mp3, gif, png, jpg, pdf, doc, xls, most text formats like html, xml, js, cs, c etc)
Support for viewer and previewer plugins, allows extending supported types
Support for public links for file downloads and uploads
Support for commenting files and folders
Event logging
Server plugin system for extending features
Support for accessing files from native client (ie. from Mac or Windows file manager or iPhone, Android etc smartphone) via WebDAV protocol

Membangun Sistem Informasi Ketertiban

Berawal dari keingingan untuk menyajikan laporan – laporan keterlabatan siswa, siswa ijin meninggalkan pelajaran, kehadiran Guru Jaga dan ketidakhadiran guru maka di putuskan untuk membuat sebuah sistem yang mampu mengelola data – data tersebut. Sistem yang di bangun di haruskan bisa memproses data – data yang di masukkan oleh operator dan akan bisa menampilkan laporan – laporan yang di harapkan dengan cepat dan akurat.
Sebelumnya data – data tersebut di susun dalam buku yang sudah di siapkan dengan berbagai kelemahannya, misalnya bukunya hilang dan lain sebagainya.

Rekapitulasi data – data tersebut juga di inginkan bisa di sajikan dengan lebih cepat, hal itu hanya bisa di lakukan jika kita menggunakan sistem informasi. Dengan menggunakan sistem informasi maka data – data yang di masukkan akan langsung bisa di tampilkan di laporan – laporan dengan realtime update.
Dengan sistem informasi ini maka di harapkan pengambilan keputusan yang di dasarkan data – data tersebut bisa di lakukan lebih cepat karena sudah di sajikan data dengan cepat dan akurat.

Sistem yang di bangun mengelola data – data :
1. Data Siswa ijin masuk kelas karena terlambat.
2. Data Siswa ijin meninggalkan pelajaran
3. Daftar hadir Guru Jaga.
4. Data ketidakhadiran / ijin Guru

Beberapa laporan yang di hasilkan di antaranya :
1. Rekap ijin siswa per siswa
2. Rekap ijin siswa per kelas
3. Rekap ijin per guru
4. Rekap ijin total per semester
dll.

Dari sistem ini juga di siap untuk export ke file *.xls dan *.doc , dengan adanya export ke file Excel dan Ms. Word akan mempermudah operator dalam menyajikan laporan – laporan yang di butuhkan.

Sukses Sinkronisasi Data PAS ke DAPODIKMEN

Banyak email yang masuk ke saya dengan pertanyaan yang sama, sebagian besar menginginkan sukses untuk mengirimkan datanya ke DAPODIKMEN.
Beberapa langkah di bawah ini perlu saya sampaikan untuk membantu teman – teman di sekolah bisa melakukan prose sinkronisasi dengan mudah.

1. Apakah PIN …. ?
PIN adalah nomor unik yang akan di berikan ke SI Integrator di Sekolah ketika sekolah melakukan sinkronisasi ke server DAPODIKMEN. PIN ini di berikan secara otomatis mulai versi 3.0.0. Jadi PIN bukan di minta di kirim by email.
Ketika sekolah belum pernah melakukan sinkronisasi dengan SI Integrator yang baru maka PIN belum muncul baik di DAPODIKMEN maupun di SI Integrator. Jadi untuk sekolah yang pertama kali memakai SI Integrator yang baru bisa langsung sinkronisasi Indentitas Sekolah dan PIN akan muncul otomatis. Catat PIN tersebut bisa si pindah ke komputer lain jika menginginkan sinkronisasi dari komputer lain.

Langkah yg harus di lakukan ketika lupa mencatat PIN ?
PIN bisa di request dengan cara mengirimkan email ke m4ryanto@gmail.com atau sukari_darno@yahoo.co.id atau komangpur@gmail.com (Pilih salah satu, jangan di kirim model borongan … ) yang isinya :
a. NPSN
b. Nama Sekolah
c. No HP dan Email yg di simpan di SI Integrator.
d. Alasan permintaan PIN.

2. Sukses sinkron Guru dan Pegawai di DAPODIKMEN
Untuk sekarang sinkronisasi PTK berdasarkan NUPTK, jadi syarat mutlak untuk bisa sinkronisasi di dalam menu administrasi pegawai masing – masing harus di isi data NUPTK nya.

DAPODIKMEN sudah menyediakan referensi NUPTK yang bisa di akses di alamat :
http://203.171.221.242/dapodikmen2013/referensi.php?sm=NUPTK
Data yang di tampilkan dari hasil pencarian di atas adalah data NUPTK yang sudah tersimpan di DAPODIKMEN. Apabila ada NUPTK dari Guru atau Pegawai yang belum ada di daftar tersebut bisa di daftarkan dengan cara login ke DAPODIKMEN dengan :
a. username = NPSN
b. password = PIN (yang ada di SI Integrator)
Setelah login, klik pada menu Formulir NUPTK daftarkan Guru dan Pegawai yang belum ada di referensi NUPTK tadi, per 10 orang.
Setelah proses pendaftaran maka NUPTK akan di aprove oleh TIM DAPODIKMEN, status pendaftaran bisa di akses di menu Status Pendaftaran NUPTK.
Jika pendaftaran NUPTK sudah di approve maka NUPTK yang muncul di DAPODIKMEN silahkan di masukkan di data Pegawai dan Guru di PAS, selanjutnya proses sinkronisasi bisa di lakukan.

CATATAN UNTUK DI SEKOLAH (PAS)
1. Data siswa bisa di sinkronisasi jika data siswa tersebut sudah di tempatkan di kelas atau rombel masing – masing.
2. Data Guru dan Pegawai bisa di sinkronisasi jika sudah di lengkapi atau di seting :
a. Status Aktif
b. Riwayat Pangkat
c. Riawayat Jabatan
d. Riwayat Pendidikan Formal.

Untuk membantu sekolah mengimplementasikan Paket Aplikasi Sekolah silahkan download dan ikuti panduan yang sudah ada.

1. Panduan Implementasi Paket Aplikasi Sekolah – SMA bisa di download si sini.

2. Panduan Implementasi Paket Aplikasi Sekolah – SMK bisa di download di sini

3. Panduan Implementasi Paket Aplikasi Sekolah – SMLB bisa di download si sini.

Input data di PAS harus di lakukan secara berurutan sesuai panduan yang di sertakan karena proses itu juga akan berpengaruh kepada valid tidaknya data yang di input, jadi proses input data di PAS di lakukan secara bertahap dan berurutan bukan karena mempersulit user atau pengguna tetapi karena kita di minta membangun data yang baik dan benar.

Semoga Membantu.

PAS-SMK versi 3 dan Update ke Versi 4.

Untuk melengkapi tulisan saya tentang Langkah – Langkah update PAS-SMK ke versi 4 dan proses pergantian Tahun Ajaran serta kenaikan kelas di bawah ini saya update link untuk download beberapa file yang di butuhkan

Master PAS-SMK versi 3.0.0
Panduan Implementasi PAS-SMK
Patch Versi 3.0 ke Versi 4

Untuk pengguna yang masih menggunakan versi 2.0 di harapkan update ke versi 3.0 selanjutnya di update lagi ke 4.0, setelah PAS-SMK sudah sampai di versi 4.0 baru bisa di lakukan proses kenaikan kelas dan tutup tahun ajaran.

Langkah – langkah update dan proses kenaikan Paket Aplikasi Sekolah – SMK Versi 4.0.0

UNTUK PENGGUNA PAS-SMK VERSI 2.0.0 SEGERA UPDATE KE VERSI 3.0.0 MASTER PACTH BISA DI DOWNLOAD DI SINI

SEBELUM MELAKUKAN UPDATE SILAHKAN LAKUKAN BACKUP DATABASE TERLEBIH DAHULU.

SETELAH APLIKASI PAS-SMK SUDAH SUKSES UPDATE KE VERSI 3.0.0 BISA MENGIKUTI LANGAH DI BAWAH INI UNTUK UPDATE KE VERSI 4.0.0 DAN MELAKUKAN PROSES KENAIKAN KELAS DI VERSI 4.0.0

LANGKAH UPDATE DAN KENAIKAN PAS – SMK 3 KE 4

1. UPDATE PAS-SMK DARI 3.00 KE 4.00
3. SETELAH BERHASIL UPDATE LOGIN KE SISTEM PAS – SMK VERSI 4
EDIT DATA PADA MENU 1.3.1.3 PROGRAM PENGAJARAN
(KLIK MENU LIHAT DAN EDIT SIMPAN PADA SEMUA ROMBEL)
4. LAKUKAN REVIEW DATA DI PAS-SMK VERSI 4
5. LAKUKAN BACKUP DATABASE PAS-SMK VERSI 4
6. LOG OUT
7. LOGIN TAHUN AJARAN 2012/2013 PADA SEMESTER 2
8. MASUK KE MENU 6.1.7 KENAIKAN KELAS
– Pilih tingkat, pilih kompetensi keahliannya
– klik tampilkan
– centang pada siswa yang mau di proses kenaikan
– pilih tingkat kenaikannya
– pilih rombel siswa di tempatkan
————– > untuk rombel yang tidak di acak
– pilih semua siswa
– pilih tingkat kenaikannya
– pilih status rombelnya (belum di tentukan)
catatan rombel akan di tentukan di tahun ajaran berikutnya
————— > untuk rombel yang di acak
– untuk siswa kelas XII
– pilih semua siswa yang lulus
– pilih tingkat XII pilih rombelya (belum di tentukan) pilih statusnya “Alumni”
9. KLIK MENU 7. UMUM
10. PILIH TUTUP TAHUN AJARAN
11. LOG OUT
12. LOGIN KE TAHUN AJARAN 2013-2014 SEMESTER 1
13. REVIEW DATA REFERENSI DI 1.3.1.3 PROGRAM PENGAJARAN
14. REVIEW DATA REFERENSI DI 1.3.1.5 ROMBEL
15. KALAU ROMBEL DI ACAK, HARUS DI LAKUAN PENENTUAN ROMBEL DI
MENU 6.1.4 PENENTUAN KELAS SISWA BARU
16. INDIKATOR KEBERHASILAN
– INDENTITAS SEKOLAH SUKSES
– DATA SARANA DAN PRASARAN SUKSES
– DATA KEPEGAWAIAN SUKSES
– DATA REFERENSI SUKSES
– DATA SISWA BISA DI TAMPILKAN DI CETAK DAFTAR SISWA PERKELAS.

Terimakasih.

Langkah-Langkah Proses kenaikan kelas / ganti tahun ajaran di PAS-SMA

Berikut ini langkah-langkah yang harus kita lakukan pada Tahun Ajaran 2012/2013 ke Tahun Ajaran 2013/2014 pada PAS-SMA Versi 7.2

Sebelum kenaikan kelas di lakukan harus kita pastikan dulu apakah PAS-SMA yang ada sudah siap untuk di naikkan, persiapannya adalah :
1. Identitas Sekolah sudah di isi lengkap
2. Daftar Guru bisa di tampilkan di menu Cetak Daftar Guru
3. Daftar Pegawai (TU) bisa di tampilkan di menu Cetak Daftar Pegawai
4. Siswa bisa di tampilkan di cetak daftar siswa perkelas.

Selanjutnya akhiri proses transaksi di semester 1
a. Lakukan rekap absensi siswa pada semester 1
b. Pada sekolah yang tidak menginginkan input nilai raport maka pilih metode pengisian nilai raportnya OTOMATIS. Sedangkan untuk sekolah yang menginginkan meng-import nilai raport siswanya maka metode yang di pilih adalah yang TIDAK OTOMATIS.

Selanjutnya akhiri proses transaksi di semester 2
login ke PAS pada semester 2
a. Lakukan rekap absensi siswa pada semester 2
b. Pada sekolah yang tidak menginginkan input nilai raport maka pilih metode pengisian nilai raportnya OTOMATIS. Sedangkan untuk sekolah yang menginginkan meng-import nilai raport siswanya maka metode yang di pilih adalah yang TIDAK OTOMATIS.

Setelah semester 1 dan semester 2 sudah di tutup proses transaksionalnya maka langkah berikutnya seperti yang ada di bawah ini :

1. Lakukan backup database
2. Login ke Tahun Ajaran 2012/2013 pada Semester II
3. Klik Menu 6. Administrasi Akademik -> 6.1. Transaksi Rutin Kesiswaan -> 6.1.7. Kenaikan Kelas
4. Klik pada nama kelas / rombel.
5. Berikan tanda centang pada siswa yang naik kelas.
6. klik tombol / menu SAVE (simpan).
7. Lakukan langkah yang sama untuk semua rombel
8. Tekan tombol / menu Tutup Tahun Ajaran yang ada di bawah daftar siswa.
9. Lakukan pada semua Rombel.

10. Pastikan Saldo Awal Sekolah sudah di isi.
11. Tambahkan data keuangan di menu 8.2.1. Penerimaan Dana dan 8.2.2. Pengeluaran Dana.
12. Lakukan proses Tutup Anggaran pada menu 8.4. Tutup Anggaran.

Semoga bermanfaat.