Membangun Sistem Untuk Manajemen Dokumen / Arsip

Sudah sekian lama saya tidak posting di blog ini di karenakan kesibukan, sehingga tidak banyak waktu luang untuk mengelola blog ini.

Pada posting kali ini saya akan menyampikan sebuah sistem informasi yang bisa kita gunakan untuk membangun Document Management System di instansi kita.
Sistem ini kita bangun menggunakan OpenDocMan. Yang bisa kita dapatkan di http://www.opendocman.com/, sebuah sistem yang di bangun menggunakan PHP.

Sistem ini bisa kita gunakan untuk mengelola dokumen dan arsip di instansi kita, fitur – fitur di dalamnya sangat memungkinkan untuk mengelola dokumen secara terpusat dan tebagi hak akses dari masing – masing user dengan baik.

OpenDocMan juga menyediakan fitur – fitur yang sangat menarik, sebagai ilustrasi seperti di bawah ini :

Operator Surat membuat surat tugas,

Kepala Tata Usaha bisa mengecek dan memperbaiki surat tersebut,

Kepala Sekolah bisa approve surat tugas tersebut, setelah semua alur di penuhi maka surat tugas tersebut bisa diterbitkan.

Semua kegiatan tersebut di kelola di server yang sudah kita siapkan dengan menggunakan OpenDocMan. Sejarah perubahan data tersebut juga tersimpan dengan baik di server. Sehingga penelusuam dokumen bisa di lakukan dengan sangat mudah.

Dengan di kelolanya dokumen menggunakan sebuah sistem informasi manajemen ini maka pengelolaan dokumen dan arsip akan bisa di lakukan dengan sangat efektif dan efisien, sehingga cetak dokumen menggunakan kertas hanya di lakukan jika sudah selesai semua tahapannya.

Masing – masing pengguna di sistem ini juga bisa di tentukan hak aksesnya, jadi dokumen yang ada di server tidak bisa di akses oleh para pengguna yang tidak berhak.

………………………………… bersambung …………………………………………….

Cara menampilkan password proteksi sheet pada Ms. Excel

Banyak di antara kita yang mendapatkan file excel untuk keperluan tertentu dengan proteksi sheet di dalamnya. Dengan di proteksi maka user atau kita yang meng-copy file tersebut tidak bisa melakukan perubahan atau yang edit yang lainnya di file tersebut.
Masalahnya adalah jika kita harus menambahkan atau memperbaiki file tersebut …. ?
Jalan satu – satunya adalah kita hilangkah proteksinya.
Berbekal petunjuk dari learn72. ini maka kita bisa dengan mudah menampilkan Password proteksinya.

Caranya dengan mengaktifkan Macro di Ms. Excel.
1. Buka file excel yang di password untuk proteksi sheet nya.
2. Tekan Alt + F11.
3. Klik Insert – Module
4. Paste kode di bawah ini .

Sub PasswordBreaker()
‘Breaks worksheet password protection.
Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer
Dim l As Integer, m As Integer, n As Integer
Dim i1 As Integer, i2 As Integer, i3 As Integer
Dim i4 As Integer, i5 As Integer, i6 As Integer
On Error Resume Next
For i = 65 To 66: For j = 65 To 66: For k = 65 To 66
For l = 65 To 66: For m = 65 To 66: For i1 = 65 To 66
For i2 = 65 To 66: For i3 = 65 To 66: For i4 = 65 To 66
For i5 = 65 To 66: For i6 = 65 To 66: For n = 32 To 126
ActiveSheet.Unprotect Chr(i) & Chr(j) & Chr(k) & _
Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & Chr(i3) & _
Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
If ActiveSheet.ProtectContents = False Then
MsgBox “One usable password is ” & Chr(i) & Chr(j) & _
Chr(k) & Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & _
Chr(i3) & Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
Exit Sub
End If
Next: Next: Next: Next: Next: Next
Next: Next: Next: Next: Next: Next
End Sub

Jangan melakukan perubahan pada kode di atas.

5. Jalankan dengan cara teken tombol F5
6. Tunggu beberapa saat, password akan di tampilkan dalam PopUp di file excel.
Selamat semoga berhasil dan bermanfaat.

sumber : disini

Membangun website untuk sharing file dan direktori

Pada saat ini sharing file adalah hal yang sangat kita butuhkan. File yang ada di kita secara pribadi atau file – file yang ada di organisasi kita sangat di harapkan untuk bisa di bagi atau di share.
Berbagi file menggunakan media penyimpan misalnya flashdisk memang menjadi sosuli paling dekat saat ini, tetapi salah satu kelemahannya adalah, kita berbagi file sekaligus kita berbagi virus …. πŸ™‚ dan itu jadi masalah tersendiri juga.
Kadang ada juga yang memilih media penyimpanan online untuk di gunakan sebagai media berbagi, misalnya Box, 4shared.
Dengan menggunakan media penyimpanan online maka salah satu masalah berbagi virus bisa kita atasi. Yang menjadi masalah berikutnya adalah harus adanya koneksi internet untuk bisa berbagi file tersebut.
Untuk beberapa kasus di atas bisa kita atasi dengan cara membuat media penyimpan berbasis web dengan server lokal di jaringan kita, sehingga kita bisa mempersiapkan satu komputer yang kita jadikan server media penyimpan berbasis web, kemudian bisa di akses oleh rekan – rekan di dalam jaringan kita.
Salah satu CMS yang bisa kita gunakan untuk membangun media berbagi file dengan basis web adalah Mollify.
Dengan menggunakan Mollify kita bisa membangun server media penyimpan yang bisa kita seting sesuai keinginkan kita misalnya folder tertentu hanya bisa di akses oleh user tertentu. Dengan begitu kita bisa melakukan sharing file dan folder di dalam jaringan lokal kita dengan sangat mudah dan gratis …. πŸ™‚

Beberapa tampilan yang saya ambil dari mollify.org
Mollify_v2_filedetails

Mollify_v2_login

Mollify_v2_preview

Mollify_v2_view

Current Features

Version 2.1

Languages: English (translations are welcome!)
MySQL or SQLite database
Single sign on and LDAP authentication
Published folders are fully configurable, underlying file system structure is not revealed
Each user and group can have different folders published
User self registration with optional e-mail confirmation and user folder creation
Customized notifications from different user events
File level user access control, editable from client by admin users
File and folder details and actions available directly from context popup menu
File actions available: download, rename, copy, move and delete
Folder actions available: create, copy, move, rename and delete
File editing directly in browser
Extract archives
Drop box (collect files from different locations into drop box, and perform actions to them later)
Search files and folders
Support for downloading files and folders in zipped format
Support for editable file and folder descriptions
Support for file preview and view (flv, mp3, gif, png, jpg, pdf, doc, xls, most text formats like html, xml, js, cs, c etc)
Support for viewer and previewer plugins, allows extending supported types
Support for public links for file downloads and uploads
Support for commenting files and folders
Event logging
Server plugin system for extending features
Support for accessing files from native client (ie. from Mac or Windows file manager or iPhone, Android etc smartphone) via WebDAV protocol

Membuat Bahan Ajar Interaktif dengan Aplikasi CourseLab 2.4

Aplikasi Courselab 2.4 merupakan aplikasi gratis yang bisa kita gunakan untuk membuat bahan ajar. Dengan menggunakan aplikasi ini kita bisa membuat sebuah bahan ajar yang nantinya bisa di integrasikan dengan Learning Management System berbasis web.

Penggunaan aplikasi CourseLab 2.4 hampir sama dengan penggunaan aplikasi Microsoft Powerpoint, sehingga para pengajar yang sudah terbiasa membuat bahan ajar menggunakan Microsoft Powerpoint tidak akan menemukan kesulitan di dalam pembuatan bahan ajar menggunakan CourseLan 2.4 ini.

Beberapa keunggulan aplikasi CourseLab 2.4 diantaranya :
1. Free
2. Menu dan navigasi yang mudah
3. Layput aplikasi sama dengan powerpoint
4. Hasil export bisa dalam bentuk Scoorm 1.2
5. Banyak template yang sudah di sediakan
6. Banyak object yang bisa di tambahkan
7. Bisa langsung di tambahkan soal interaktif di dalamnya
8. Hasil export-nya dalam bentuk web

Untuk memulai menggunakan aplikasi ini kita bisa mendownloadnya di http://www.courselab.com kemudian pilih versi 2.4 yang free.

Setelah proses download selesai kita bis langsung install, pada waktu pemakain pertama kali kita akan di minta registrasi, nantinya kode aktivasinya akan di kirim ke email yang kita gunakan untuk registrasi.

Setelah proses registrasi sukses, maka selanjutnya kita tinggal menggunakan aplikasi tersebut untuk membuat bahan ajar, nantinya akan muncul kotak dialog yang meminta kita untuk mengisikan
1. Nama Mata Pelajaran
2. Nama direktori tempat penyimpanan
3. Letak direktori tempat kita menyimpan
Berikutnya kita di minta untuk mengisi :
1. Nama modul
2. Memilih template yang akan kita gunakan.
Kemudian klik Finish.

Langkah selanjutnya kita akan merubah / meng-edit Slide Title atau Judul materi kita yang akan tampil pertama kali ketika materi atau bahan ajar ini di jalankan.
Caranya : Klik menu View kemudian pilih Title, selanjutnya ubah desain pada slide title ini.
Setelah slide title sudah Ok, berikutnya kita akan merubah desain atau melengkapi slide-slide yang akan kita gunakan untuk menempatkan materi atau bahan ajar. Caranya adalah dengan masuk ke desain master slide, klik pada menu View kemudian klik pada Master. Perubahan yang kita lakukan pada Slide Master ini akan berakibat pada desain seluruh slide yang nantinya kita gunakan dalam pembuatan bahan ajar.
Kemudian setelah semua langkah di atas sudah kita lakukan, kita tinggal melanjutkan ke pembuatan materi bahan ajar dengan klik menu View kemudian pilih Normal.
Pada mode Normal ini kita bisa menambahkan slide-slide yang kita perlukan dan menempatkan gambar, animasi dan text pada setiap slide yang kita gunakan.

Menyiapkan web server dengan ubuntu server 11.10 64 bit dengan XAMPP / LAMPP

Catatan berikut ini adalah langkah – langkah yang kita perlukan untuk membuat web server dengan ubuntu 11.10 64bit dengan Lampp.

Download lampp terbaru di sini http://www.apachefriends.org/en/xampp-linux.html atau untuk langsung mendownload lampp untuk linux versi 1.7.7 silahkan klik disini http://www.apachefriends.org/download.php?xampp-linux-1.7.7.tar.gz

Mulai proses instalasi dengan cara, buka Terminal (Linux shell) ketikkan perintah :

sudo tar xvfz xampp-linux-1.7.7.tar.gz -C /opt

Tunggu sampai proses istalasinya selesai, dan hasil instalasinya ada di /opt/lampp

untuk menjalankannya kita gunakan perintah

/opt/lampp/lampp start

dan untuk mematikan kita gunakan perintah

sudo /opt/lampp/lampp stop

Yang jadi masalah adalah ketika kita ketik perintah

/opt/lampp/lampp start

dan muncul peringatan seperti di bawah ini

XAMPP is currently only availably as 32 bit application

ternyata XAMPP atau LAMPP ini tidak bisa kita jalankan di 64bit …. solusinya adalah

kita update paket linux-nya dengan perintah

sudo apt-get update

kemudian kita lanjutkan install library 32 bit dengan perintah

sudo apt-get install ia32-libs

kita tunggu proses download dan install paketnya yang lumayan lama karena ukuran paketnya lumayan besar, untuk koneksi yang rendah bisa memakan waktu beberapa jam … πŸ™‚

setelah proses download dan install library 32 bit nya selesai kita bisa menggunakan perintah start seperti di atas untuk menjalankannya.

Kemudian langkah berikutnya adalah kita seting agar setiap server ini restart kita tidak perlu secara manual memberikan perintah start pada LAMPP nya dengan cara :

kita gunakan perintah

sudo gedit /etc/init.d/rc.local

atau

sudo nano /etc/init.d/rc.local

cari baris berikut ini

#! /bin/sh
### BEGIN INIT INFO

Kemudian kita ganti menjadi

#! /bin/sh
/opt/lampp/lampp start
### BEGIN INIT INFO

Setelah semua proses ini server kita sudah siap di gunakan.

Mempersiapkan Bahan Ajar di E-Learning / LMS dengan aplikasi eXelearning

eXeLearning adalah sebuah aplikasi gratis (open source) yang bisa kita gunakan untuk menyusun bahan ajar dalam bentuk web. Dari aplikasi eXeLearning bisa mengexport content yang dibuat menjadi paket konten IMS, SCROM1.2, dan tentu saja Web Site.

Dalam mempersiapkan materi atau bahan ajar di E-Learning atau Learning Manajemen System kita tentu harus terhubung ke sistem tersebut untuk bisa menambahkan konten di dalamnya, tentunya itu tidak menjadi masalah ketika kita sudah terhubung dengan server e-learning tersebut. Tetapi banyak dari kita yang mempunyai waktu kosong di rumah dan belum mempunyai koneksi internet ke server e-learning atau Learning Management System (LMS), maka sulosinya adalah menggunakan eXeLearning untuk mempersiapkan materi tersebut secara offline, kemudian setelah materi siap, kita tinggal export dari eXeLearning ke dalam bentuk SCROM1.2 yang kemudian bisa kita import ke dalam mata pelajaran kita di e-learning atau LMS.

Dengan kemudahan tersebut maka di sini saya coba kenalkan sedikit aplikasi eXeLearning tersebut.

Sekali lagi aplikasi ini bisa di download gratis di

http://exelearning.org/

Berikut ini tampilan dari website tersebut

 

 

 

screenshots selanjutnya bisa di lihat di sini

Setelah proses download dan install maka kita bisa langsung menjalankannya, kemudian untuk memulai membuat materi atau bahan ajar tentunya kita membuatnya perhalaman.

Contoh susunan halaman atau page di materi yang kita buat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kita bisa menyusun halaman – halaman materi yang kita siapkan kurang lebih seperti gambar tersebut.

Bentuk halaman / isi dari bahan ajar yang kita buat bisa dalam berbagai bentuk, misalnya text bebas, galeri gambar, soal / tes , wiki dan sebagainya yang semua tersedia di kolom sebelah kiri bawah dari tampilan eXelearning.

 

 

 

 

 

Pada halaman sebelah kanan di sana kita bisa menambahkan teks, gambar dan sebagainya menggunakan menu editor sederhana seperti pada gambar ini :

 

 

 

Kemudian salah satu proses ketika kita akan memasukkan gambar atau animasi yang lain bisa kita lakukan dengan menggunakan menu di bagian atas dan akan tampil windows untuk memilih gambar yang sudah kita siapkan.

 

 

 

 

 

Setelah materi atau bahan ajar sudah selesai kita siapkan kita bisa langsung melihat preview dari materi yang kita buat, salah satunya dengan cara di export ke dalam bentuk – bentuk yang sudah di sediakan,

 

 

 

Karena kita akan mempersiapkan materi ini mengisi konten di LMS maka kita meng-exportnya ke dalam bentuk SCROM1.2, dan hasilnya dalam bentuk .zip kemudian file hasil export tersebut bisa kita import di LMS yang kita gunakan sebagai import SCROM1.2.

Materi yang kita siapkan tadi bisa langsung masuk ke LMS tanpa harus mempersiapkannya secara online ….

 

 

 

 

 

FreeFileSync Open Source Folder Comparison and Synchronization

Banyak dari kita yang beraktivitas dengan komputer dan laptop dengan data – data sangat penting di dalamnya. Tentunya data – data tersebut sangat – sangat kita jaga jangan sampai hilang / terhapus atau bahkan hardisk-nya jangan sampai mati ….. πŸ™‚

Namun belakangan ini saya mengalaminya. Hardisk external saya mati …. πŸ™‚

Saya masih sangat beruntung karena data – data di dalamnya merupakan data – data backup dari laptop yang saya gunakan, artinya data aslinya masih ada di laptop. Mengingat hal tersebut maka sudah saatnya kita melakukan backup data – data kita dengan cara yang mudah dan cepat ….. πŸ™‚

pada HD external sebelumnya ada aplikasi untuk Synchronization dengan mudah, namun pada HD external yang baru ini aplikasi bawaanya tidak seperti HD sebelumnya, akhirnya harus cari sana – sini untuk menemukan aplikasi yang seperti di HD sebelumnya, kita bisa synchronization data dengan cepat dan mudah dan tentunya Open Source …….

akhirnya setelah bertanya ke Mbah google ketemu dengan yang namanya “FreeFileSync” dengan aplikasi ini kita bisa dengan mudah melakukan sinkronisasi direktori, dan tentunya kita bisa melakukan backup data setiap saat dengan mudah.

aplikasi ini bisa di download di http://freefilesync.sourceforge.net …gratis tis …

untuk tampilannya seperti gambar di bawah ini :

penggunaannya cukup mudah, kita tinggal menentukan folder mana yang akan di kita backup dan kita tentukan direktori tujuan yang backup, selanjutna kita tinggal klik menu yang ada di aplikasi ini utuk memulai Compare dan Synchronization ……

Selamat Mencoba.