Membangun Sistem Untuk Manajemen Dokumen / Arsip

Sudah sekian lama saya tidak posting di blog ini di karenakan kesibukan, sehingga tidak banyak waktu luang untuk mengelola blog ini.

Pada posting kali ini saya akan menyampikan sebuah sistem informasi yang bisa kita gunakan untuk membangun Document Management System di instansi kita.
Sistem ini kita bangun menggunakan OpenDocMan. Yang bisa kita dapatkan di http://www.opendocman.com/, sebuah sistem yang di bangun menggunakan PHP.

Sistem ini bisa kita gunakan untuk mengelola dokumen dan arsip di instansi kita, fitur – fitur di dalamnya sangat memungkinkan untuk mengelola dokumen secara terpusat dan tebagi hak akses dari masing – masing user dengan baik.

OpenDocMan juga menyediakan fitur – fitur yang sangat menarik, sebagai ilustrasi seperti di bawah ini :

Operator Surat membuat surat tugas,

Kepala Tata Usaha bisa mengecek dan memperbaiki surat tersebut,

Kepala Sekolah bisa approve surat tugas tersebut, setelah semua alur di penuhi maka surat tugas tersebut bisa diterbitkan.

Semua kegiatan tersebut di kelola di server yang sudah kita siapkan dengan menggunakan OpenDocMan. Sejarah perubahan data tersebut juga tersimpan dengan baik di server. Sehingga penelusuam dokumen bisa di lakukan dengan sangat mudah.

Dengan di kelolanya dokumen menggunakan sebuah sistem informasi manajemen ini maka pengelolaan dokumen dan arsip akan bisa di lakukan dengan sangat efektif dan efisien, sehingga cetak dokumen menggunakan kertas hanya di lakukan jika sudah selesai semua tahapannya.

Masing – masing pengguna di sistem ini juga bisa di tentukan hak aksesnya, jadi dokumen yang ada di server tidak bisa di akses oleh para pengguna yang tidak berhak.

………………………………… bersambung …………………………………………….

Membangun Learning Management System (LMS) Menggunakan Efront

Sekarang ini banyak cms atau sistim yang bisa kita pilih untuk kita jadikan dasar pembangungan Learning Management System di sekolah kita, sebelumnya yang sudah kita kenal adalah Moodle, Claroline, Atutor dan sebagainya.
Saat ini saya ingin memperkenalkan salah satu yaitu Efront, perbedaan yang paling utama antara efront dengan CMS yang lain adalah manajemen menu yang lebih bagus, karena interface dan menu akan langsung menyesuaikan ketika user login, contohnya ketika admin login maka menu yang ada adalah menu untuk admin tidak bercampur dengan menu untuk student maupun menu untuk teacher.
sedangkan ketika teacher login juga akan di tampilkan menu khusus untuk teacher :
– memasukkan materi
– membuat kuis
– membuat tugas
– membuat agenda
– memasukkan file
– berkomunikasi di forum
dsb

sehingga dengan menu – menu yang ada guru akan bisa langung memanajemen course nya tanpa harus banyak langkah untuk mengaksesnya.

student juga demikian, ketika student login akan langsun di sajikan menu – menu untuknya tanpa ada tambahahan menu yang tidak bisa dia gunakan, sehingga akan lebih fokus ke apa yang harus dia kerjakan, serta akan muncul notifikasi jika ada tugas yang untuk dia dan belum dia kerjakan.

keuntungan yang lain dari sistem ini interface nya yang sangat menarik dan ringan di aksesnya.

Tetapi bagaimanapun juga pasti tidak ada sistem yang akan bisa melayani semua permintaan kita, pastinya ada satu dua hal yang belum bisa terlayani dengan sistem ini, tetapi semua itu tergantung dengan kita pemakai di mana kita bisa menggabungkan beberapa aplikasi yang bisa kita gunakan untuk mendukung sistem ini,

Salah satunya untuk membuat quiz dengan mudah dan interaktif kita bisa menggunakan quiz creator kemudian hasilnya baru kita upload ke sistem ini.

Untuk membuat materi offline kita juga bisa menggunakan aplikasi Courselab dan hasil exportnya bisa kita import ke dalam sistem ini.

Sehingga dengan menggunakan beberapa aplikasi untuk mendukung Learning Management System ini akan sangat powerfull.

Harapannnya dengan menggunaan sistem ini maka pengajar akan lebih mudah memanajemen pembelajaran nnya di sistem ini serta siswa akan lebih mudah mendapatkan pemahaman dari materi – materi yang di sajikan di sistem ini.

Sekedar berbagai saya sudah membuat panduan untuk guru / teacher dan sudah di upload oleh saudara saya di http://www.scribd.com/doc/102618531/Modul-Theacher-Efront
silahkan bagi yang akan menggunakannya. semoga bermanfaat.

Paket Aplikasi Sekolah – SMA Versi 6.1

Update terbaru PAS-SMA resmi releasi versi 6.1, pada versi baru ini ada fitur yang baru yaitu salah satunya Paket APlikasi Sekolah – SMA (PAS-SMA) sekarang sudah bisa diintegrasikan ke server pendaataan di Ditjen Dikmen Kemdikbud. Sehingga data – data yang di server PAS-SMA di sekolah otomatis bisa langsung di laporkan atau di sinkronisasi dengan aplikasi pendataan di Ditjen Dikmen. Dengan adanya fitur ini maka sekolah bisa melaporkan segala sesuatunya secara langsung dengan hanya mengupdate data – data yang ada di server PAS-SMA di sekolah sendiri.
Sampai tulisan ini di buat sudah 206 Sekolah Menengah yang melaporkan data – data sekolahnya menggunkan PAS-SMA. Proses pelaporan / sinkronisasinya juga sangat mudah, karena sudah di sediakan aplikasi integrator yang akan menjembatani proses tersebut.
Bagi pengguna PAS-SMA yang belum melakukan sinkronisasi bisa download aplikasi dan panduannya di sini http://pendataan.dikmen.kemdikbud.go.id/sipdikmen/html/index.php

Sinkronisasi Member Senayan Perpustakaan dengan siswa di PAS-SMA

setelah sekian lama tidak sempat menuliskan sesuatu di blog akhirnya sore ini sempat membuat sedikit tulisan,  Senayan Perpustakaan atau yang biasa di sebut (SLIMS) adalah sebuah software administrasi perpustakaan open source dan handal untuk mengelola informasi perpustaaan.  Sedangkan PAS-SMA adalah Paket Aplikasi Sekolah SMA yaitu software yang berguna untuk mengolah data – data yang ada di sekolah tingkat SMA. Ketika suatu sekolah sudah mengimplementasikan PAS-SMA maka sudah pasti data siswa sudah tersimpan di dalam database PAS-SMA, jadi ketika saat itu sekolah sudah menggunakan Senayan Perpustaan di perpustaan sekolah itu maka kita bisa membuat sebuah script php sederhana untuk sinkronisasi member atau anggota perpustakaan dengan daftar siswa yang sudah ada di PAS-SMA.

Dengan menggunakan script sederhana tersebut maka operator Senayan Perpustakaan tidak perlu memasukkan member / siswa satu persatu, melainkan tinggal mengakses satu buah link yang bisa kita tambahkan dan member / anggota perpustaan akan di ambilkan data siswa yang ada di PAS-SMA.

Ketika suatu saat ada siswa pindah ke sekolah ini maka yang di perlukan hanya mengakses menu sinkronisasi data tersebut dan akan secara otomatis script sederhana tersebut akan mencari apakah siswa dengan nomor induk sekian tersebut sudah ada di senayan perpustaaan atau belum, kalau belum maka script tersebut akan menambahkan khusus siswa yang belum menjadi anggota / member perpustakaan.