Membangun Sistem Untuk Manajemen Dokumen / Arsip

Sudah sekian lama saya tidak posting di blog ini di karenakan kesibukan, sehingga tidak banyak waktu luang untuk mengelola blog ini.

Pada posting kali ini saya akan menyampikan sebuah sistem informasi yang bisa kita gunakan untuk membangun Document Management System di instansi kita.
Sistem ini kita bangun menggunakan OpenDocMan. Yang bisa kita dapatkan di http://www.opendocman.com/, sebuah sistem yang di bangun menggunakan PHP.

Sistem ini bisa kita gunakan untuk mengelola dokumen dan arsip di instansi kita, fitur – fitur di dalamnya sangat memungkinkan untuk mengelola dokumen secara terpusat dan tebagi hak akses dari masing – masing user dengan baik.

OpenDocMan juga menyediakan fitur – fitur yang sangat menarik, sebagai ilustrasi seperti di bawah ini :

Operator Surat membuat surat tugas,

Kepala Tata Usaha bisa mengecek dan memperbaiki surat tersebut,

Kepala Sekolah bisa approve surat tugas tersebut, setelah semua alur di penuhi maka surat tugas tersebut bisa diterbitkan.

Semua kegiatan tersebut di kelola di server yang sudah kita siapkan dengan menggunakan OpenDocMan. Sejarah perubahan data tersebut juga tersimpan dengan baik di server. Sehingga penelusuam dokumen bisa di lakukan dengan sangat mudah.

Dengan di kelolanya dokumen menggunakan sebuah sistem informasi manajemen ini maka pengelolaan dokumen dan arsip akan bisa di lakukan dengan sangat efektif dan efisien, sehingga cetak dokumen menggunakan kertas hanya di lakukan jika sudah selesai semua tahapannya.

Masing – masing pengguna di sistem ini juga bisa di tentukan hak aksesnya, jadi dokumen yang ada di server tidak bisa di akses oleh para pengguna yang tidak berhak.

………………………………… bersambung …………………………………………….

Advertisements

Cara menampilkan password proteksi sheet pada Ms. Excel

Banyak di antara kita yang mendapatkan file excel untuk keperluan tertentu dengan proteksi sheet di dalamnya. Dengan di proteksi maka user atau kita yang meng-copy file tersebut tidak bisa melakukan perubahan atau yang edit yang lainnya di file tersebut.
Masalahnya adalah jika kita harus menambahkan atau memperbaiki file tersebut …. ?
Jalan satu – satunya adalah kita hilangkah proteksinya.
Berbekal petunjuk dari learn72. ini maka kita bisa dengan mudah menampilkan Password proteksinya.

Caranya dengan mengaktifkan Macro di Ms. Excel.
1. Buka file excel yang di password untuk proteksi sheet nya.
2. Tekan Alt + F11.
3. Klik Insert – Module
4. Paste kode di bawah ini .

Sub PasswordBreaker()
‘Breaks worksheet password protection.
Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer
Dim l As Integer, m As Integer, n As Integer
Dim i1 As Integer, i2 As Integer, i3 As Integer
Dim i4 As Integer, i5 As Integer, i6 As Integer
On Error Resume Next
For i = 65 To 66: For j = 65 To 66: For k = 65 To 66
For l = 65 To 66: For m = 65 To 66: For i1 = 65 To 66
For i2 = 65 To 66: For i3 = 65 To 66: For i4 = 65 To 66
For i5 = 65 To 66: For i6 = 65 To 66: For n = 32 To 126
ActiveSheet.Unprotect Chr(i) & Chr(j) & Chr(k) & _
Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & Chr(i3) & _
Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
If ActiveSheet.ProtectContents = False Then
MsgBox “One usable password is ” & Chr(i) & Chr(j) & _
Chr(k) & Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & _
Chr(i3) & Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
Exit Sub
End If
Next: Next: Next: Next: Next: Next
Next: Next: Next: Next: Next: Next
End Sub

Jangan melakukan perubahan pada kode di atas.

5. Jalankan dengan cara teken tombol F5
6. Tunggu beberapa saat, password akan di tampilkan dalam PopUp di file excel.
Selamat semoga berhasil dan bermanfaat.

sumber : disini

Membangun website untuk sharing file dan direktori

Pada saat ini sharing file adalah hal yang sangat kita butuhkan. File yang ada di kita secara pribadi atau file – file yang ada di organisasi kita sangat di harapkan untuk bisa di bagi atau di share.
Berbagi file menggunakan media penyimpan misalnya flashdisk memang menjadi sosuli paling dekat saat ini, tetapi salah satu kelemahannya adalah, kita berbagi file sekaligus kita berbagi virus …. 🙂 dan itu jadi masalah tersendiri juga.
Kadang ada juga yang memilih media penyimpanan online untuk di gunakan sebagai media berbagi, misalnya Box, 4shared.
Dengan menggunakan media penyimpanan online maka salah satu masalah berbagi virus bisa kita atasi. Yang menjadi masalah berikutnya adalah harus adanya koneksi internet untuk bisa berbagi file tersebut.
Untuk beberapa kasus di atas bisa kita atasi dengan cara membuat media penyimpan berbasis web dengan server lokal di jaringan kita, sehingga kita bisa mempersiapkan satu komputer yang kita jadikan server media penyimpan berbasis web, kemudian bisa di akses oleh rekan – rekan di dalam jaringan kita.
Salah satu CMS yang bisa kita gunakan untuk membangun media berbagi file dengan basis web adalah Mollify.
Dengan menggunakan Mollify kita bisa membangun server media penyimpan yang bisa kita seting sesuai keinginkan kita misalnya folder tertentu hanya bisa di akses oleh user tertentu. Dengan begitu kita bisa melakukan sharing file dan folder di dalam jaringan lokal kita dengan sangat mudah dan gratis …. 🙂

Beberapa tampilan yang saya ambil dari mollify.org
Mollify_v2_filedetails

Mollify_v2_login

Mollify_v2_preview

Mollify_v2_view

Current Features

Version 2.1

Languages: English (translations are welcome!)
MySQL or SQLite database
Single sign on and LDAP authentication
Published folders are fully configurable, underlying file system structure is not revealed
Each user and group can have different folders published
User self registration with optional e-mail confirmation and user folder creation
Customized notifications from different user events
File level user access control, editable from client by admin users
File and folder details and actions available directly from context popup menu
File actions available: download, rename, copy, move and delete
Folder actions available: create, copy, move, rename and delete
File editing directly in browser
Extract archives
Drop box (collect files from different locations into drop box, and perform actions to them later)
Search files and folders
Support for downloading files and folders in zipped format
Support for editable file and folder descriptions
Support for file preview and view (flv, mp3, gif, png, jpg, pdf, doc, xls, most text formats like html, xml, js, cs, c etc)
Support for viewer and previewer plugins, allows extending supported types
Support for public links for file downloads and uploads
Support for commenting files and folders
Event logging
Server plugin system for extending features
Support for accessing files from native client (ie. from Mac or Windows file manager or iPhone, Android etc smartphone) via WebDAV protocol

Sinkronisasi Member Senayan Perpustakaan dengan siswa di PAS-SMA

setelah sekian lama tidak sempat menuliskan sesuatu di blog akhirnya sore ini sempat membuat sedikit tulisan,  Senayan Perpustakaan atau yang biasa di sebut (SLIMS) adalah sebuah software administrasi perpustakaan open source dan handal untuk mengelola informasi perpustaaan.  Sedangkan PAS-SMA adalah Paket Aplikasi Sekolah SMA yaitu software yang berguna untuk mengolah data – data yang ada di sekolah tingkat SMA. Ketika suatu sekolah sudah mengimplementasikan PAS-SMA maka sudah pasti data siswa sudah tersimpan di dalam database PAS-SMA, jadi ketika saat itu sekolah sudah menggunakan Senayan Perpustaan di perpustaan sekolah itu maka kita bisa membuat sebuah script php sederhana untuk sinkronisasi member atau anggota perpustakaan dengan daftar siswa yang sudah ada di PAS-SMA.

Dengan menggunakan script sederhana tersebut maka operator Senayan Perpustakaan tidak perlu memasukkan member / siswa satu persatu, melainkan tinggal mengakses satu buah link yang bisa kita tambahkan dan member / anggota perpustaan akan di ambilkan data siswa yang ada di PAS-SMA.

Ketika suatu saat ada siswa pindah ke sekolah ini maka yang di perlukan hanya mengakses menu sinkronisasi data tersebut dan akan secara otomatis script sederhana tersebut akan mencari apakah siswa dengan nomor induk sekian tersebut sudah ada di senayan perpustaaan atau belum, kalau belum maka script tersebut akan menambahkan khusus siswa yang belum menjadi anggota / member perpustakaan.

 

Mempersiapkan Bahan Ajar di E-Learning / LMS dengan aplikasi eXelearning

eXeLearning adalah sebuah aplikasi gratis (open source) yang bisa kita gunakan untuk menyusun bahan ajar dalam bentuk web. Dari aplikasi eXeLearning bisa mengexport content yang dibuat menjadi paket konten IMS, SCROM1.2, dan tentu saja Web Site.

Dalam mempersiapkan materi atau bahan ajar di E-Learning atau Learning Manajemen System kita tentu harus terhubung ke sistem tersebut untuk bisa menambahkan konten di dalamnya, tentunya itu tidak menjadi masalah ketika kita sudah terhubung dengan server e-learning tersebut. Tetapi banyak dari kita yang mempunyai waktu kosong di rumah dan belum mempunyai koneksi internet ke server e-learning atau Learning Management System (LMS), maka sulosinya adalah menggunakan eXeLearning untuk mempersiapkan materi tersebut secara offline, kemudian setelah materi siap, kita tinggal export dari eXeLearning ke dalam bentuk SCROM1.2 yang kemudian bisa kita import ke dalam mata pelajaran kita di e-learning atau LMS.

Dengan kemudahan tersebut maka di sini saya coba kenalkan sedikit aplikasi eXeLearning tersebut.

Sekali lagi aplikasi ini bisa di download gratis di

http://exelearning.org/

Berikut ini tampilan dari website tersebut

 

 

 

screenshots selanjutnya bisa di lihat di sini

Setelah proses download dan install maka kita bisa langsung menjalankannya, kemudian untuk memulai membuat materi atau bahan ajar tentunya kita membuatnya perhalaman.

Contoh susunan halaman atau page di materi yang kita buat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kita bisa menyusun halaman – halaman materi yang kita siapkan kurang lebih seperti gambar tersebut.

Bentuk halaman / isi dari bahan ajar yang kita buat bisa dalam berbagai bentuk, misalnya text bebas, galeri gambar, soal / tes , wiki dan sebagainya yang semua tersedia di kolom sebelah kiri bawah dari tampilan eXelearning.

 

 

 

 

 

Pada halaman sebelah kanan di sana kita bisa menambahkan teks, gambar dan sebagainya menggunakan menu editor sederhana seperti pada gambar ini :

 

 

 

Kemudian salah satu proses ketika kita akan memasukkan gambar atau animasi yang lain bisa kita lakukan dengan menggunakan menu di bagian atas dan akan tampil windows untuk memilih gambar yang sudah kita siapkan.

 

 

 

 

 

Setelah materi atau bahan ajar sudah selesai kita siapkan kita bisa langsung melihat preview dari materi yang kita buat, salah satunya dengan cara di export ke dalam bentuk – bentuk yang sudah di sediakan,

 

 

 

Karena kita akan mempersiapkan materi ini mengisi konten di LMS maka kita meng-exportnya ke dalam bentuk SCROM1.2, dan hasilnya dalam bentuk .zip kemudian file hasil export tersebut bisa kita import di LMS yang kita gunakan sebagai import SCROM1.2.

Materi yang kita siapkan tadi bisa langsung masuk ke LMS tanpa harus mempersiapkannya secara online ….

 

 

 

 

 

Membuat http file server dengan HFS

HFS sebuah tool yang sangat bermanfaat bagi kita yang ingin membuat sebuah server untuk berbagi file. Dengan menggunakan HFS kita tinggal klik dan jalankan tambahkan file dan …… beres … file yang kita tambahkan sudah bisa di akses pengguna lain di jaringan kita dengan mengakses ULR / IP komputer kita dan di tambahkan port yang bisa kita tentukan di aplikasi HFS nya.
Aplikasi ini bisa kita download di http://rejetto.com/hfs/
untuk tampilannya bisa di lihat di bawah ini :

Untuk seting yang di perlukan tidak banyak … apalagi klo kita hanya pingin yang standart … habis download langsung bisa di pake.
Template juga bisa kita edit dengan menggunakan menu yang ada di expert mode.

Penilaian akhlak mulia dan kepribadian

Baru – baru ini muncul penilaian akhlak mulia dan kepribadian di raport khususnya tingkat SMA di mana penilaian tersebut merupakan pernilain sikap seorang siswa.
Penilaian tersebut di lakukan oleh semua guru Mata Pelajaran yang mengajar siswa tersebut, dari semua nilai tersebut kemudian di akumulasikan menjadi beberapa keterangan seperti di panduan. Hasilnya beberapa sikap siswa akan di berikan nilai baik, sangat baik atau kurang baik. Tentunya nilai tersebut tidak hanya penilaian dari wali kelas, bimbingan dan konseling, namun merupakan nilai bersama dari seluruh guru mapel …. jadi bisa di bayangkan reportnya petugas atau siapapun yang bertanggung jawab untuk meng-akumulasikan nilai dari semua guru menjadi sebuah nilai akhir bagi siswa.

Hasil diskusi saya dengan bagian tim dari kurikulum akhirnya menghasilkan kesepakatan bahwa nilai tersebut di integrasikan dengan PAS-SMA web yang sudah saya bikin sebelumnya.
Prosesnya seluruh guru melakukan penilaian di PAS-SMA web kemudian sistem akan otomatis mengelompokan dan menghitung sesuai dengan kebutuhan penilaian akhlak mulia dan kepribadian siswa.

Dengan langkah ini maka tidak ada lagi petugas atau siapapun yang akan di repotkan dengan proses akumulasi nilai dari semua guru, karena semua nya di lakukan oleh sistem. Dengan menggunakan beberapa data referensi di PAS-SMA dan sedikit tambahan modul akhirnya penilaian akhlak mulia dan kepribadian untuk seluruh siswa bisa di lakukan dengan baik dan adil.