Membangun Sistem Untuk Manajemen Dokumen / Arsip

Sudah sekian lama saya tidak posting di blog ini di karenakan kesibukan, sehingga tidak banyak waktu luang untuk mengelola blog ini.

Pada posting kali ini saya akan menyampikan sebuah sistem informasi yang bisa kita gunakan untuk membangun Document Management System di instansi kita.
Sistem ini kita bangun menggunakan OpenDocMan. Yang bisa kita dapatkan di http://www.opendocman.com/, sebuah sistem yang di bangun menggunakan PHP.

Sistem ini bisa kita gunakan untuk mengelola dokumen dan arsip di instansi kita, fitur – fitur di dalamnya sangat memungkinkan untuk mengelola dokumen secara terpusat dan tebagi hak akses dari masing – masing user dengan baik.

OpenDocMan juga menyediakan fitur – fitur yang sangat menarik, sebagai ilustrasi seperti di bawah ini :

Operator Surat membuat surat tugas,

Kepala Tata Usaha bisa mengecek dan memperbaiki surat tersebut,

Kepala Sekolah bisa approve surat tugas tersebut, setelah semua alur di penuhi maka surat tugas tersebut bisa diterbitkan.

Semua kegiatan tersebut di kelola di server yang sudah kita siapkan dengan menggunakan OpenDocMan. Sejarah perubahan data tersebut juga tersimpan dengan baik di server. Sehingga penelusuam dokumen bisa di lakukan dengan sangat mudah.

Dengan di kelolanya dokumen menggunakan sebuah sistem informasi manajemen ini maka pengelolaan dokumen dan arsip akan bisa di lakukan dengan sangat efektif dan efisien, sehingga cetak dokumen menggunakan kertas hanya di lakukan jika sudah selesai semua tahapannya.

Masing – masing pengguna di sistem ini juga bisa di tentukan hak aksesnya, jadi dokumen yang ada di server tidak bisa di akses oleh para pengguna yang tidak berhak.

………………………………… bersambung …………………………………………….

Pengembangan Sistem Informasi Penilaian Siswa pada Kurikulum2013

Mohon maaf kepada para pengunjung blog marryanto.wordpress.com yang sudah lama tidak terupdate ini, mulai saat ini penulis akan mulai untuk update kembali blog ini.
Kemarin penulis tidak sempat untuk merespon komentar dalam blog ini karena penulis sedang mempersiapkan sistem pengelolaan nilai capaian kompetensi siswa pada kurikulum 2013.
Sebelumnya sudah pernah penulis siapkan sistem informasi penilaian raport untuk kurikulum KTSP. Dan ternyata banyak sekali perbedaan antara Raport Kurikulum KTSP dengan Lembar Capaian Kompetensi Kurikulum 2013.
Untuk saat ini penulis menyusun Sistem Informasi tersebut dalam bentuk web. Keuntungan sistem berbasis web salah satunya bisa multi user, dimana seluruh pendidik bisa memasukkan nilai dan admin tinggal melihat legger pengumpulan nilainya, jika sudah lengkap maka admin bisa langsung mencetak Lembar Capaian Kompetensi tersebut. Keuntungan yang lainnya adalah Pendidik bisa memberikan nilainya tanpa tergantung dengan admin atau operator nilai di sekolah.
Sebagai gambaran berikut ini beberapa pebagian hak pada sistem yang sedang penulis susun :
1. Admin
– Mendaftarkan Pendidik
– Seting Mata Pelajaran pada Rombel
– Seting Pengajar pada tiap Mata Pelajaran
– Seting Rombel atau Wali kelas
– Seting Kepala Sekolah
– Seting Referensi Capaian Kompetensi Antar Mapel
– Seting Jenis Ekstrakurikuler
– Cetak Legger LCK 2013
– Cetak LCK 2013
– Export Legger LCK 2013
2. Pendidik / Guru
Sesuai dengan rombel dan mapel yang di seting admin
– Menambahkan Referensi Deskripsi
– Menambahkan Nilai LCK 2013
– Menampilkan / Export Nilai LCK 2013
3. Wali kelas
– Menambahkan data absensi siswa
– Menambahkan data ekstrakurikuler
– Menambahkan data deskripsi antar mata pelajaran
– Menampilkan legger nilai siswa.
…..(bersambung)

Permintaan Informasi PIN DAPODIKMEN tidak lagi harus menunggu balasan by Email

Untuk memperlancar proses pelaporan data Pendidikan Menengah ke Data Pokok Pendidikan Menengah (DAPODIKMEN) dari masing – masing sekolah menengah diseluruh Indonesia, maka ada menu baru di DAPODIKMEN yang beralamat di http://203.171.221.242/dapodikmen2013.
Menu tersebut adalah menu untuk bantuan informasi PIN.
PIN sendiri adalah kode unik yang otomatis di berikan ketika sekolah melakukan sinkronisasi data ke DAPODIKMEN menggunakan SI Integrator. Tidak tidak berubah.
Banyak dari Sekolah Menengah yang belum tau tentang informasi PIN ini dan mengannggap PIN harus di minta dengan cara mengirimkan email. Padahal PIN akan muncul di halaman Admin Panel dari SI Integrator ketika sekolah sudah sukses sinrkonisasi dengan aplikasi yang terupdate. Untuk sekolah yang belum pernah menggunakan PAS untuk mengelola data dan belum pernah melakukan sinkronisasi dengan menggunakan SI Integrator maka di pastikan PIN nya belum ada baik di SI Integrator maupun DAPODIKMEN.

Untuk mendapatkan informasi PIN kita bisa menggunakan menu yang ada di DAPODIKMEN :
1. Klik menu Login pada DAPODIKMEN.
form_pin1

Klik pada menu Bantuan lupa PIN.

2. Berikutnya akan tampil form permintaan informasi PIN seperti gambar di bawah ini

form_pin

Masukkan :
1. Pilih Jenjang (SMA / SMK / SMLB )
2. Masukkan NPSN sekolah
3. Masukkan Email yang sama dengan yang di simpan di menu Admin Panel pada SI Integrator di sekolah.
4. Masukkan No HP yang sama dengan yang di simpan di menu Admin Panel pada SI Integrator di sekolah.
5. Masukkan Kode Verifikasi yang muncul (berwarna merah)
6. Klik tombol Submit.

Jika seluruh isian sudah benar, maka setelah proses itu akan di informasikan PIN sekolah kita pada form tersebut.
Tetapi jika PIN tidak muncul, itu di pastikan karena ada data yang tidak sama antara data yang di masukkan di Form Permintaan Info PIN dengan data yang di simpan di SI Integrator di sekolah.

Semoga Membantu.

Membangun website untuk sharing file dan direktori

Pada saat ini sharing file adalah hal yang sangat kita butuhkan. File yang ada di kita secara pribadi atau file – file yang ada di organisasi kita sangat di harapkan untuk bisa di bagi atau di share.
Berbagi file menggunakan media penyimpan misalnya flashdisk memang menjadi sosuli paling dekat saat ini, tetapi salah satu kelemahannya adalah, kita berbagi file sekaligus kita berbagi virus …. 🙂 dan itu jadi masalah tersendiri juga.
Kadang ada juga yang memilih media penyimpanan online untuk di gunakan sebagai media berbagi, misalnya Box, 4shared.
Dengan menggunakan media penyimpanan online maka salah satu masalah berbagi virus bisa kita atasi. Yang menjadi masalah berikutnya adalah harus adanya koneksi internet untuk bisa berbagi file tersebut.
Untuk beberapa kasus di atas bisa kita atasi dengan cara membuat media penyimpan berbasis web dengan server lokal di jaringan kita, sehingga kita bisa mempersiapkan satu komputer yang kita jadikan server media penyimpan berbasis web, kemudian bisa di akses oleh rekan – rekan di dalam jaringan kita.
Salah satu CMS yang bisa kita gunakan untuk membangun media berbagi file dengan basis web adalah Mollify.
Dengan menggunakan Mollify kita bisa membangun server media penyimpan yang bisa kita seting sesuai keinginkan kita misalnya folder tertentu hanya bisa di akses oleh user tertentu. Dengan begitu kita bisa melakukan sharing file dan folder di dalam jaringan lokal kita dengan sangat mudah dan gratis …. 🙂

Beberapa tampilan yang saya ambil dari mollify.org
Mollify_v2_filedetails

Mollify_v2_login

Mollify_v2_preview

Mollify_v2_view

Current Features

Version 2.1

Languages: English (translations are welcome!)
MySQL or SQLite database
Single sign on and LDAP authentication
Published folders are fully configurable, underlying file system structure is not revealed
Each user and group can have different folders published
User self registration with optional e-mail confirmation and user folder creation
Customized notifications from different user events
File level user access control, editable from client by admin users
File and folder details and actions available directly from context popup menu
File actions available: download, rename, copy, move and delete
Folder actions available: create, copy, move, rename and delete
File editing directly in browser
Extract archives
Drop box (collect files from different locations into drop box, and perform actions to them later)
Search files and folders
Support for downloading files and folders in zipped format
Support for editable file and folder descriptions
Support for file preview and view (flv, mp3, gif, png, jpg, pdf, doc, xls, most text formats like html, xml, js, cs, c etc)
Support for viewer and previewer plugins, allows extending supported types
Support for public links for file downloads and uploads
Support for commenting files and folders
Event logging
Server plugin system for extending features
Support for accessing files from native client (ie. from Mac or Windows file manager or iPhone, Android etc smartphone) via WebDAV protocol

Membangun Sistem Informasi Ketertiban

Berawal dari keingingan untuk menyajikan laporan – laporan keterlabatan siswa, siswa ijin meninggalkan pelajaran, kehadiran Guru Jaga dan ketidakhadiran guru maka di putuskan untuk membuat sebuah sistem yang mampu mengelola data – data tersebut. Sistem yang di bangun di haruskan bisa memproses data – data yang di masukkan oleh operator dan akan bisa menampilkan laporan – laporan yang di harapkan dengan cepat dan akurat.
Sebelumnya data – data tersebut di susun dalam buku yang sudah di siapkan dengan berbagai kelemahannya, misalnya bukunya hilang dan lain sebagainya.

Screenshot

Screenshot-1

Rekapitulasi data – data tersebut juga di inginkan bisa di sajikan dengan lebih cepat, hal itu hanya bisa di lakukan jika kita menggunakan sistem informasi. Dengan menggunakan sistem informasi maka data – data yang di masukkan akan langsung bisa di tampilkan di laporan – laporan dengan realtime update.
Dengan sistem informasi ini maka di harapkan pengambilan keputusan yang di dasarkan data – data tersebut bisa di lakukan lebih cepat karena sudah di sajikan data dengan cepat dan akurat.

Sistem yang di bangun mengelola data – data :
1. Data Siswa ijin masuk kelas karena terlambat.
2. Data Siswa ijin meninggalkan pelajaran
3. Daftar hadir Guru Jaga.
4. Data ketidakhadiran / ijin Guru

Beberapa laporan yang di hasilkan di antaranya :
1. Rekap ijin siswa per siswa
2. Rekap ijin siswa per kelas
3. Rekap ijin per guru
4. Rekap ijin total per semester
dll.

Dari sistem ini juga di siap untuk export ke file *.xls dan *.doc , dengan adanya export ke file Excel dan Ms. Word akan mempermudah operator dalam menyajikan laporan – laporan yang di butuhkan.

Format Import PAS-SMLB

Untuk mempercepat proses input data pada aplikasi Paket Aplikasi Sekolah – SMLB sudah di sertakan file template untuk import biodata Guru / PTK dan Biodata siswa dalm bentuk file excel. Namun pada file yang di sertakan masih kurang data pelengkap referensi yang akan di gunakan untuk mengisi data – data yang akan di import tersebut.

Maka pada posting ini saya sampaikan template import biodata guru / PTk dan biodata siswa pada PAS-SMLB yang sudah saya tambahkan referensi untuk pengisian datanya. Sehingga proses persiapan import biodata siswa dan biodata PTK akan lebih cepat di lakukan.

 

BIODATA_PTK

BIODATA_SISWA

File template import dia atas di siapkan untuk PAS-SMLB versi 2.0

Setelah file tersebut di download, pengguna tinggal memasukkan data di dalammya dan sudah di sertakan referensi pengisian data yang berbentuk kode (angka) yang akan digunakan.

Setelah proses persiapan sudah selesai maka file tersebut kita simpan dalam bentuk .xls dan siap kita import ke dalam PAS-SMLB.

Semoga Bermanfaat.

 

Pelatihan Implementasi PAS – SMLB Versi 2.0.0

Tanggal 10 – 13 September 2012 saya mendapat tugas mendampingi teman-teman dari 40 Sekolah Menengah Luar Biasa se Indonesia untuk mengimplementasikan Paket Aplikasi Sekolah – Sekolah Menengah Luar Biasa dan mendukung Sistem Pendataan Online Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah.
Saat ini sudah di luncurkan PAS SMLB versi 2.0.0 yang sementara ini fitur-fitur nya baru meliputi data – data untuk pendataan Ditjen Dikmen Kemdiknas.
Untuk mengimplementasikan sistem tersebut sekolah bisa mendapatkan gratis dengan cara download dari http://pendataan.dikmen.kemdikbud.go.id
Untuk langkah atau urutan input data seperti yg saya sampaikan di bawah ini :
1. Instalasi PAS – SMLB
2. Tambahkan Data Identitas Sekolah
3. Masukkan data Fasilitas, sarana dan prasarana
4. Masukkan data referensi tingkat sekolah
5. Masukkan data kepegawaian
6. Masukkan data referensi periodikal
7. Masuukan data siswa
8. Penentuan Tingkat Kelas Kelompok Ketunaan (jurusan)
9. Penentuan Kelas / Rombel
10. Simulasi Tutup Tahun Ajaran dan kenaikan kelas

Setelah semua langkah di atas sudah dilakukan maka sekolah bisa melakukan sinkronisasi data secara online ke server Ditjen Dikmen Kemdiknas. Hasil sinkronisasi data bisa di lihat di http://pendataan.dikmen.kemdikbud.go.id