Membangun Sistem Untuk Manajemen Dokumen / Arsip

Sudah sekian lama saya tidak posting di blog ini di karenakan kesibukan, sehingga tidak banyak waktu luang untuk mengelola blog ini.

Pada posting kali ini saya akan menyampikan sebuah sistem informasi yang bisa kita gunakan untuk membangun Document Management System di instansi kita.
Sistem ini kita bangun menggunakan OpenDocMan. Yang bisa kita dapatkan di http://www.opendocman.com/, sebuah sistem yang di bangun menggunakan PHP.

Sistem ini bisa kita gunakan untuk mengelola dokumen dan arsip di instansi kita, fitur – fitur di dalamnya sangat memungkinkan untuk mengelola dokumen secara terpusat dan tebagi hak akses dari masing – masing user dengan baik.

OpenDocMan juga menyediakan fitur – fitur yang sangat menarik, sebagai ilustrasi seperti di bawah ini :

Operator Surat membuat surat tugas,

Kepala Tata Usaha bisa mengecek dan memperbaiki surat tersebut,

Kepala Sekolah bisa approve surat tugas tersebut, setelah semua alur di penuhi maka surat tugas tersebut bisa diterbitkan.

Semua kegiatan tersebut di kelola di server yang sudah kita siapkan dengan menggunakan OpenDocMan. Sejarah perubahan data tersebut juga tersimpan dengan baik di server. Sehingga penelusuam dokumen bisa di lakukan dengan sangat mudah.

Dengan di kelolanya dokumen menggunakan sebuah sistem informasi manajemen ini maka pengelolaan dokumen dan arsip akan bisa di lakukan dengan sangat efektif dan efisien, sehingga cetak dokumen menggunakan kertas hanya di lakukan jika sudah selesai semua tahapannya.

Masing – masing pengguna di sistem ini juga bisa di tentukan hak aksesnya, jadi dokumen yang ada di server tidak bisa di akses oleh para pengguna yang tidak berhak.

………………………………… bersambung …………………………………………….

Advertisements

Sinkronisasi Member Senayan Perpustakaan dengan siswa di PAS-SMA

setelah sekian lama tidak sempat menuliskan sesuatu di blog akhirnya sore ini sempat membuat sedikit tulisan,  Senayan Perpustakaan atau yang biasa di sebut (SLIMS) adalah sebuah software administrasi perpustakaan open source dan handal untuk mengelola informasi perpustaaan.  Sedangkan PAS-SMA adalah Paket Aplikasi Sekolah SMA yaitu software yang berguna untuk mengolah data – data yang ada di sekolah tingkat SMA. Ketika suatu sekolah sudah mengimplementasikan PAS-SMA maka sudah pasti data siswa sudah tersimpan di dalam database PAS-SMA, jadi ketika saat itu sekolah sudah menggunakan Senayan Perpustaan di perpustaan sekolah itu maka kita bisa membuat sebuah script php sederhana untuk sinkronisasi member atau anggota perpustakaan dengan daftar siswa yang sudah ada di PAS-SMA.

Dengan menggunakan script sederhana tersebut maka operator Senayan Perpustakaan tidak perlu memasukkan member / siswa satu persatu, melainkan tinggal mengakses satu buah link yang bisa kita tambahkan dan member / anggota perpustaan akan di ambilkan data siswa yang ada di PAS-SMA.

Ketika suatu saat ada siswa pindah ke sekolah ini maka yang di perlukan hanya mengakses menu sinkronisasi data tersebut dan akan secara otomatis script sederhana tersebut akan mencari apakah siswa dengan nomor induk sekian tersebut sudah ada di senayan perpustaaan atau belum, kalau belum maka script tersebut akan menambahkan khusus siswa yang belum menjadi anggota / member perpustakaan.